如何避免由透明度不足導致的危機—淺談企業的透明化管理

張宏波 原創 | 2020-02-27 11:15 | 收藏 | 投票
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                如何避免由透明度不足導致的危機—淺談企業的透明化管理

作者:中天華溥高級咨詢顧問 王必成

受疫情影響,全國大部分人民共同經歷了一個獨特且五味雜陳的春節,其中包含著初聞消息時的驚訝、隨之而來的對疫情迅猛發展的惶恐、被迫居家“佛系”過年的無奈和無聊、對武漢及湖北同胞的支持和艱難境遇的同情、對一線醫護人員勇于獻身行為的感動、對屢屢爆出負面新聞的湖北紅十字會等機構的憤慨、對借機發國難財的組織和個人的不恥、對全國人民積極支援湖北的團結精神的自豪、對武漢市政府施政能力的質疑、對中央政府強大組織動員能力和決策魄力的欽佩和折服。對上班族來說,還需要克服節后在家遠程辦公效率較低的問題和對未來的焦慮感。對企業管理者而言,公司的正常經營活動遭受了極大的挑戰,甚至會由于業務的被迫暫停而處于生死存亡的邊緣。

經過了多天的新聞報道和調查的公開,有一點毫無疑問地受到了指責。在新冠病毒爆發的前期,武漢市政府對疫情的錯誤判斷及一定程度的掩蓋是導致事態嚴重化的關鍵。與此形成強烈對比的是,在經過充分調查和了解情況后,中央政府頗具魄力的決策和大刀闊斧的防控措施令人印象深刻。兩個階段不同層級政府截然不同的表現,一定程度上說明此前武漢市政府在管理上的透明度不足,既包括對上級部門信息傳遞時效性欠缺和準確度存疑,又包括對人民群眾相關信息公開的缺失?梢赃@樣說,某種程度上,這是一場由行政管理上透明度不足導致的公共安全危機和地方政府信任危機。

在商業層面,作為投資者,合理的投資決策需要建立在了解公司實際經營情況的基礎上。身為企業管理者,更需要真實準確的信息來作為判斷和決策依據。本文將著重從企業治理的角度,探討透明化管理的目標以及如何推進企業透明化管理,避免出現企業經營中的危機事件。

什么是透明化管理?

透明化管理,是指對信息、制度、財務、服務等一切與企業經營管理相關的內容實行公開化的過程。在企業的經營運作中,透明化管理可以提高企業管理水平,防止決策者出現重大失誤,也可以使員工充分了解企業經營管理的全過程,成為企業發展的主動參與者和推動者。

透明化管理的目標

1.自下而上的信息傳遞。員工由于處于業務運作的一線,是各類動態的直接接觸人和第一手信息的收集人,如果能建立高效的自下而上的信息傳遞渠道,企業管理者更容易對實際情況做出準確的判斷,以便做出合理的決策。

2.自上而下的目標一致!秾O子兵法》有云上下同欲者勝,如果管理層能夠迅速準確向下傳遞和貫徹戰略規劃,使企業中每個員工都能充分了解企業的目標和意圖,從而統一行動,將形成強大的動員力和執行力。

3.橫向協作的便捷順暢,F代企業往往是集團化群體化協同工作,單打獨斗的工作方式將逐漸被淘汰,這就需要不同部門之間更加高效的橫向協作。透明化管理使得各級部門之間對彼此的業務更加了解,溝通更加順暢。

透明化管理的推進措施

本文將從三個方面提出透明化管理的推進措施:時效性、全面性和真實性。

一、時效性

隨著改革開放后中國經濟的快速發展,企業數量逐年增加,實力不斷增強,規模也逐步擴張,一部分發展良好的企業員工數量大幅增加,部門設置也愈加復雜,縱向的上下級、橫向的不同部門的員工之間交流協作效率低下的問題也愈加顯現。業務流程的復雜化使得員工與高層管理者之間的信息傳遞通常需經過多道“關卡”,造成企業決策核心逐漸遠離基層員工,不容易了解到員工的工作狀態與想法,而管理者的對于公司未來發展的戰略規劃也無法迅速準確地傳遞給員工,“上不達天聽,下不接地氣”。所以說,信息的傳遞效率低下是關鍵問題之一。

提高信息傳遞時效性有兩種方式:

1. 加強信息化建設

信息化建設從以下五個方面有效提升公司治理水平:

·邊際成本最小化

·信息透明化

·管理網格化

·流程程序化

·決策智能化

(引自中天華溥呂彥科《從信息化建設角度看公司治理能力的提升》)

在信息化建設領域,企業資源規劃有ERP系統,客戶關系管理有CRM系統,辦公自動化有OA系統……科技的發展深入到企業經營的各個方面。企業通過引進各類現代化管理系統來加強信息化建設,可以在一定程度上提升信息透明度和傳遞時效性。但在一些企業的實際管理過程中,由于信息化系統尚未達到成熟運行狀態,還不能完全貼合企業運轉模式,導致很多流程和步驟過于繁瑣,審批環節層層嵌套,實際操作中往往不如一個電話一封郵件來得有效,信息化系統的價值無法得到最大體現,這就需要在組織和流程上進行進一步優化。

2. 扁平化管理

扁平化管理,是指企業管理層級的減少和效率提升。傳統企業管理模式一般呈現層級較多,效率相對較低的金字塔結構。扁平化管理的的優點是:1、減少管理層級;2、上級層級能映射更大面積的下級,從而提高管理效率;3、特殊的下級職能會被越級關注。

扁平化的最大化結果是二層式的管理,即管理+作業。這種模式被小型企業廣泛使用,可由最高管理者直管全局。中大型企業可以根據自身情況適當精簡層級,從而提高管理透明度,實現時效性提升。

二、全面性

企業透明化管理的全面性,主要體現在要讓員工了解和掌握企業內部的管理過程、相關制度、工作環節和流程等各個方面,使員工能夠熟悉自己和了解他人的工作環節和內容,加強各部門之間的信息交流和溝通,提高工作效率,并且能夠站在企業發展的角度來開展工作。在透明公開的環境中,員工和企業的發展會更加健康和順利。

三、真實性

在此次新冠疫情中,“吹哨人”李文亮醫生獲得了極大的關注和支持,主要原因之一就是他敢于為公眾的利益說真話,讓人們深切感受到真實性的重要情。與此同理,在企業管理層面,信息的真實性也是透明化管理的關鍵點之一。

加強時效性和全面性可以解決信息傳遞效率和全局觀的問題,但無法完全杜絕知情不報、知情瞞報和知情錯報的情況。究其原因,知情不報的原因有兩點:一是知情者害怕遭到報復和其他不利影響,二是覺得跟自己沒關系懶得管。知情瞞報和知情錯報的原因是當事人想維護不正當利益和害怕承擔責任?梢酝ㄟ^以下措施加強企業透明化管理的真實性:

1.建立賞罰分明的制度,獎勵實話實說。企業要鼓勵說真話,獎勵敢于提出異議的行為,保護吹哨人免于不正當報復和影響,積極面對經營中暴露的問題,同時對敢于主動承認錯誤的員工要給予適當的包容。

2.建立有效的員工溝通建議渠道,如員工信箱、溝通會等形式。對于投訴要積極整改,對于好的建議要迅速采納。

3.建立良好的企業內部監督機制。股份制企業要尊重和發揮監事會的監督職能,非股份制企業可成立紀檢監察部門來實施監督和責任追究制度,提高企業管理的真實性。

處于互聯網時代,試圖限制信息的自由流動已經越來越困難,信息封閉狀態下的管理模式暴露出的問題也越來越多,企業的透明化管理是大勢所趨。富有遠見的管理者應主動采取透明化管理策略,建立良好的氛圍和機制,引導和鼓勵全體員工積極面對問題、勇于承擔責任和改進不足,才能將危機消滅于萌芽階段,避免更嚴重的損失。

個人簡介
中天華溥首席專家,著名管理咨詢專家,組織變革專家,住房和城鄉建設部下屬建筑施工與房地產企業特邀戰略、集團管控培訓講師,南開大學戰略與集團管控兼職講師,《企業軟實力》雜志專欄作者。
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